Otomasi Invoice Email ke Dashboard Keuangan & Akuntansi
Invoice supplier yang masuk via email kini diproses, diekstrak, dan didorong ke dashboard keuangan secara otomatis. Tim keuangan bebas dari rutinitas pengetikan ulang lampiran PDF.
- Durasi Proyek
- 6 Minggu
- Layanan Digunakan
- Otomasi WorkflowIntegrasi AIIntegrasi API
Sebuah perusahaan distribusi menerima ratusan invoice dari supplier setiap minggunya via email. Staf keuangan harus membuka satu per satu lampiran PDF/foto, menyalin detail vendor, nominal, dan tanggal jatuh tempo ke spreadsheet, lalu menginput ulang ke software akuntansi. Tim lain sering terhambat karena data keuangan selalu tertinggal beberapa hari.
Tantangan Utama
- Invoice datang dalam beragam format (PDF, gambar scan, JPG) tanpa tata letak seragam.
- Entri data ganda: sekali ke spreadsheet internal, sekali lagi ke aplikasi akuntansi.
- Tanggal jatuh tempo sering terlewat karena pencatatan manual yang menumpuk.
- Tim operasional dan pengadaan kesulitan mengakses status pembayaran secara cepat.
Target yang Ingin Dicapai
- Mengekstrak data invoice dari inbox email secara otomatis tanpa input manual.
- Pencatatan tunggal yang langsung terhubung ke buku besar dan database terpusat.
- Menyediakan dashboard keuangan real-time yang dapat diakses antar divisi sesuai hak akses.
- Menyediakan antrean peninjauan (review queue) khusus untuk dokumen yang kurang jelas.
Kami membangun sistem otomasi yang memantau mailbox keuangan, mengekstrak data dari lampiran invoice menggunakan AI Dokumen, dan menyusun catatannya. Invoice dengan tingkat akurasi tinggi langsung masuk ke sistem akuntansi, sementara data yang meragukan masuk ke antrean peninjauan staf lengkap dengan pratinjau dokumen asli.
Tahap Eksekusi
- 01Audit Mailbox & Mapping Data
Satu minggu memetakan struktur data invoice yang dibutuhkan dan menguji sampel dokumen dari berbagai supplier.
- 02Ekstraksi AI & Scoring Akurasi
Pengembangan pipeline Document AI untuk membaca isi invoice dan memberikan skor akurasi (confidence score).
- 03Integrasi API & Dashboard
Penghubungan ke API akuntansi secara idempoten serta pembuatan dashboard keuangan multi-role.
- 04Uji Coba & Transisi
Dua minggu uji coba paralel bersamaan dengan proses lama hingga sistem terbukti 100% akurat.
Gambaran Arsitektur Sistem
- n8n memantau inbox email khusus transaksi keuangan
- Document AI untuk ekstraksi teks invoice & scoring akurasi
- PostgreSQL sebagai database utama transaksi & master vendor
- Integrasi API ke software akuntansi untuk entri otomatis
- Dashboard Next.js dengan kontrol akses berbasis peran (RBAC)
Perubahan nyata setelah implementasi.
- Waktu pemrosesan invoice terpangkas dari hitungan menit menjadi hitungan detik.
- Risiko kesalahan input data ganda antar spreadsheet tereliminasi.
- Jadwal jatuh tempo terpantau di dashboard, mencegah denda keterlambatan.
- Tim pengadaan dan operasional dapat mengecek status pembayaran secara mandiri.
Pelajaran Penting
- Penggunaan confidence score pada ekstraksi AI menjamin keamanan sistem; data meragukan selalu dialihkan ke peninjauan manusia.
- Dashboard terpusat mengurangi puluhan pesan perantara antar divisi setiap harinya.
- Pencatatan satu pintu mengakhiri perdebatan selisih angka antar departemen.
Menghadapi tantangan serupa di bisnis Anda?
Diskusikan alur operasional Anda saat ini. Kami akan tunjukkan bagaimana pendekatan engineering serupa dapat diterapkan di tempat Anda.