Sistem Lead Routing WhatsApp & CRM Terintegrasi untuk Agensi Properti
Lead dari portal properti & iklan otomatis ditangkap, dinilai skornya, dan didistribusikan ke agen sales dalam hitungan menit, lengkap dengan alur follow-up WhatsApp terintegrasi CRM.
- Durasi Proyek
- 5 Minggu
- Layanan Digunakan
- Otomasi WorkflowIntegrasi APISoftware Kustom
Sebuah agensi properti menerima prospek (lead) dari portal properti, iklan digital, dan website. Prospek tersebut sebelumnya masuk ke inbox email bersama dan direspon manual. Akibatnya, calon pembeli harus menunggu berjam-jam, agen menindaklanjuti lewat WhatsApp pribadi tanpa terdata, dan manajemen tidak memiliki visibilitas atas status transaksi.
Tantangan Utama
- Prospek baru menumpuk di inbox bersama dan direspon sangat lambat.
- Data calon pembeli tersimpan di handphone pribadi masing-masing agen sales.
- Tidak ada pemilahan (scoring) antara prospek potensial dan prospek biasa.
- Manajemen tidak memiliki data akurat mengenai aktivitas sales dan pipeline penutupan unit.
Target yang Ingin Dicapai
- Menangkap seluruh lead dari portal properti, iklan, dan website ke satu database terpusat.
- Melakukan kualifikasi otomatis dan mendistribusikan lead ke agen dengan SLA respons terukur.
- Menjalankan alur pesan follow-up otomatis via WhatsApp yang tercatat di CRM.
- Menyediakan dashboard manajemen untuk memantau performa agen dan pipeline penjualan.
Kami membangun sistem pengumpul lead otomatis yang terhubung ke CRM. Sistem langsung menilai prioritas prospek, membagikannya ke agen sales secara adil berdasarkan aturan giliran (round-robin) dan timer SLA. Rangkaian pesan follow-up WhatsApp dikirimkan langsung dari CRM dan mencatat seluruh histori percakapan.
Tahap Eksekusi
- 01Integrasi Sumber Lead & Model CRM
Menghubungkan webhook portal properti & iklan ke CRM serta menyusun kriteria penilaian lead.
- 02Logika Routing & SLA Engine
Membangun alur pembagian lead otomatis (round-robin) dengan timer peringatan SLA respons.
- 03Integrasi WhatsApp Follow-up
Menghubungkan WhatsApp Business API untuk pengiriman pesan otomatis sesuai tahapan prospek.
- 04Dashboard Sales & Peluncuran
Pembuatan dashboard performa sales untuk manajemen dan sesi pelatihan penggunaan aplikasi.
Gambaran Arsitektur Sistem
- n8n Workflow untuk pengumpulan lead dari berbagai portal & webhook iklan
- Centralized CRM sebagai database utama alur transaksi properti
- WhatsApp Business API untuk pengiriman pesan follow-up terstandar
- SLA Tracking Engine dengan notifikasi eskalasi jika lead tidak direspon
- Dashboard Next.js untuk monitoring performa agen & pipeline penutupan
Perubahan nyata setelah implementasi.
- Waktu respons terhadap prospek baru turun dari berjam-jam menjadi kurang dari 5 menit.
- Setiap prospek terdata penuh dan tidak ada yang terlewat.
- Histori komunikasi tersimpan di CRM perusahaan, bukan di handphone pribadi agen.
- Manajemen memiliki visibilitas 100% atas pipeline penjualan dan performa tiap agen.
Pelajaran Penting
- Penerapan timer SLA dengan notifikasi eskalasi terbukti efektif mendorong kecepatan respons tim sales.
- Pencatatan percakapan WhatsApp secara otomatis di CRM menghilangkan kerancuan kepemilikan prospek.
- Lead scoring membantu agen memprioritaskan waktu untuk prospek yang paling siap melakukan transaksi.
Menghadapi tantangan serupa di bisnis Anda?
Diskusikan alur operasional Anda saat ini. Kami akan tunjukkan bagaimana pendekatan engineering serupa dapat diterapkan di tempat Anda.