Portal Web Internal untuk Permintaan Stok dan Persetujuan di Perusahaan Distribusi
Permintaan stok cabang yang sebelumnya berpindah-pindah antara spreadsheet, email, dan telepon kini berjalan di satu portal web internal, lengkap dengan persetujuan berbasis peran, visibilitas stok secara langsung, dan jejak audit lengkap.
- Durasi Proyek
- 8 Minggu
- Layanan Digunakan
- Software KustomWeb DevelopmentOtomasi Workflow
Sebuah distributor barang konsumsi dengan beberapa gudang cabang mengelola permintaan transfer stok lewat satu spreadsheet bersama. Kepala cabang menambahkan baris, gudang pusat mengecek ketersediaan lewat telepon, manajer menyetujui dengan membalas email, dan tidak ada yang bisa memastikan status sebuah permintaan. Salah ketik jumlah dan baris ganda kerap menyebabkan pengiriman yang keliru.
Tantangan Utama
- Satu spreadsheet bersama dipakai sekaligus sebagai form permintaan, pelacak, dan arsip.
- Persetujuan terjadi di thread email tanpa tautan ke permintaan aslinya.
- Cabang tidak bisa melihat stok pusat sebelum meminta, sehingga banyak permintaan ditolak terlambat.
- Kesalahan jumlah dan baris ganda menyebabkan pengiriman salah atau ganda.
Target yang Ingin Dicapai
- Mengganti spreadsheet dengan portal web yang bisa diakses setiap cabang dari browser.
- Mengarahkan setiap permintaan ke pemberi persetujuan yang tepat berdasarkan nilai dan kategori barang.
- Menampilkan stok pusat yang tersedia saat permintaan dibuat.
- Menyimpan riwayat lengkap siapa yang meminta, menyetujui, dan mengirim apa.
Kami membangun portal web internal yang hanya bisa diakses dengan akun perusahaan. Kepala cabang membuat permintaan dari daftar produk yang menampilkan stok pusat terkini, dengan validasi yang mencegah jumlah tidak masuk akal dan permintaan ganda. Permintaan mengikuti aturan persetujuan berdasarkan nilai dan kategori, pemberi persetujuan cukup menindaklanjuti lewat tautan notifikasi, dan gudang melihat antrean picking yang sudah disetujui. Setiap perubahan tercatat, dan riwayat dari spreadsheet lama ikut diimpor agar seluruh catatan ada di satu tempat.
Cara pengerjaannya
- 01Proses & Peran
Memetakan perjalanan permintaan bersama kepala cabang, manajer, dan staf gudang, lalu menetapkan peran dan aturan persetujuan.
- 02Data & Integrasi
Memodelkan produk, cabang, dan permintaan, serta menyinkronkan level stok dari sistem inventori secara terjadwal.
- 03Pembangunan Portal
Membangun layar permintaan, persetujuan, dan picking dengan akses berbasis peran serta notifikasi email di setiap tahap.
- 04Migrasi & Peluncuran
Mengimpor riwayat spreadsheet, menjalankan portal berdampingan dengan proses lama selama dua minggu, lalu menghentikan spreadsheet.
Gambaran Arsitektur Sistem
- Portal web React dan TypeScript dengan single sign-on perusahaan
- Database PostgreSQL untuk produk, cabang, permintaan, dan log audit
- Sinkronisasi stok terjadwal dari sistem inventori yang ada melalui API
- Alur persetujuan berbasis aturan sesuai nilai permintaan dan kategori barang
- Notifikasi email dengan tautan langsung untuk menyetujui atau menolak
Perubahan nyata setelah implementasi.
- Setiap permintaan punya satu status dan satu penanggung jawab yang terlihat oleh semua pihak.
- Cabang melihat stok sebelum meminta, sehingga lebih sedikit permintaan yang ditolak terlambat.
- Validasi menghentikan salah ketik jumlah dan permintaan ganda sejak awal.
- Manajemen memiliki jejak audit lengkap tanpa harus menelusuri email.
Pelajaran Penting
- Menjalankan portal berdampingan dengan spreadsheet untuk sementara waktu cepat membangun kepercayaan.
- Aturan persetujuan lebih mudah disepakati setelah ditulis dalam bentuk tabel.
- Tools internal diadopsi karena menghapus langkah kerja, bukan karena menambah fitur.
Menghadapi tantangan serupa di bisnis Anda?
Ceritakan cara tim Anda bekerja sekarang. Kita lihat apakah pendekatan serupa cocok untuk kebutuhan Anda.