Menambahkan Pendaftaran dan Pembayaran Online ke Website Lembaga Pelatihan
Lembaga pelatihan tetap memakai website lamanya, tetapi kini punya jadwal kelas, pendaftaran online, pembayaran, dan konfirmasi otomatis. Proses manual lewat form, transfer bank, dan pengecekan spreadsheet pun tidak diperlukan lagi.
- Durasi Proyek
- 5 Minggu
- Layanan Digunakan
- Web DevelopmentIntegrasi APIOtomasi Workflow
Sebuah lembaga pelatihan profesional sudah memiliki website yang menjelaskan program kursusnya dengan baik. Namun pendaftaran terjadi di luar website: calon peserta mengisi Google Form, mentransfer biaya ke rekening bank, lalu mengirim bukti transfer lewat WhatsApp. Admin mencocokkan transfer dengan nama peserta di spreadsheet, mengonfirmasi kursi secara manual, dan sering baru tahu kelas sudah penuh setelah menerima pembayaran.
Tantangan Utama
- Pendaftaran, pembayaran, dan konfirmasi tersebar di tiga alat yang tidak terhubung.
- Admin mencocokkan transfer bank dengan peserta secara manual dari tangkapan layar bukti transfer.
- Kapasitas kelas dicatat manual, sehingga kelas favorit kadang kelebihan peserta.
- Peserta menunggu berjam-jam hingga berhari-hari untuk konfirmasi dan detail kelas.
Target yang Ingin Dicapai
- Mempertahankan website dan konten yang ada, lalu menambah fitur tanpa membangun ulang.
- Menampilkan jadwal kelas beserta sisa kursi secara langsung di setiap halaman kursus.
- Memungkinkan peserta mendaftar dan membayar online dalam satu alur.
- Mengirim konfirmasi, invoice, dan pengingat secara otomatis.
Alih-alih mengganti website yang sudah berjalan baik, kami mengembangkannya. Setiap halaman kursus kini menampilkan jadwal kelas berikutnya beserta sisa kursi. Peserta mendaftar dan membayar lewat payment gateway dalam satu alur, kursi ditahan selama proses checkout, dan webhook mengonfirmasi pembayaran. Email konfirmasi, invoice, dan pengingat sebelum kelas terkirim otomatis, sementara admin melihat seluruh pendaftaran di dashboard sederhana.
Cara pengerjaannya
- 01Pemetaan Alur
Memetakan langkah pendaftaran yang ada bersama tim admin dan menyepakati bagian yang diotomasi serta yang tetap manual.
- 02Jadwal & Kursi
Menambahkan model jadwal kelas dengan kapasitas, lalu menampilkan kelas berikutnya dan sisa kursi di halaman kursus.
- 03Pendaftaran & Pembayaran
Membangun form pendaftaran dan integrasi payment gateway, lengkap dengan penahanan kursi dan konfirmasi berbasis webhook.
- 04Notifikasi & Tampilan Admin
Mengotomasi konfirmasi, invoice, dan pengingat, serta menyediakan dashboard admin dan ekspor CSV daftar peserta.
Gambaran Arsitektur Sistem
- Website lama dikembangkan dengan komponen jadwal dan pendaftaran baru
- Integrasi payment gateway untuk virtual account, e-wallet, dan kartu
- Webhook handler yang mengonfirmasi pembayaran dan melepas kursi yang kedaluwarsa
- Email otomatis untuk konfirmasi, invoice, dan pengingat kelas
- Dashboard admin dengan daftar peserta dan ekspor CSV
Perubahan nyata setelah implementasi.
- Peserta mendaftar, membayar, dan menerima konfirmasi dalam satu kali proses.
- Admin tidak perlu lagi mencocokkan transfer dengan nama peserta secara manual.
- Jumlah kursi selalu akurat, sehingga kelas tidak lagi kelebihan peserta.
- Website, konten, dan peringkat pencarian yang sudah ada tetap terjaga.
Pelajaran Penting
- Mengembangkan website yang sudah berjalan sering kali lebih cepat dan aman daripada menggantinya.
- Penahanan kursi saat checkout sama pentingnya dengan pembayaran itu sendiri.
- Webhook, bukan halaman redirect, yang seharusnya menjadi acuan status pembayaran.
Menghadapi tantangan serupa di bisnis Anda?
Ceritakan cara tim Anda bekerja sekarang. Kita lihat apakah pendekatan serupa cocok untuk kebutuhan Anda.